Schnittstelle DocuWare zu MICOS

Mithilfe von DocuWare und unserer Schnittstelle zu MICOS / Revio digitalisieren Sie Ihren manuellen Rechnungsprozess. Hierbei ergeben sich viele Vorteile gegenüber dem manuellen Prozess.

Zu Beginn werden die eingehenden Rechnungen gescannt bzw. in DocuWare importiert. Rechnungen per E-Mail gelangen direkt von Ihrer Rechnungseingangsmailadresse in DocuWare. Nach dem Import in DocuWare werden die Rechnungen in das Archiv abgelegt. Bei der Ablage unterstützt Sie das Modul „Intelligent Indexing“ von DocuWare. Relevante Rechnungsdaten wie z.B. Beträge, die Rechnungsnummer, das Datum sowie der Absender werden automatisch vom Intelligent Indexing ausgelesen.

Nach der Ablage der Rechnung startet der Eingangsrechnungsprozess. In diesem Prozess werden die Rechnungen sachlich freigeben und zum Kontieren an die Buchhaltung weitergeleitet. Die MICOS-Schnittstelle übergibt die durch die Buchhaltung kontierten Rechnungen an die MICOS-Finanzbuchhaltung.

Einfach Bedienung

Automatisch: über die Windows-Aufgabenplanung exportiert die Schnittstelle beispielsweise jede Stunde die Buchungen von DocuWare an MICOS.
Manuell: Sie haben die Schaltfläche „Aktualisieren“ für das Abrufen der bereitgestellten Belege, wobei deren Anzahl sowie eventuell die Anzahl der ungültigen Belege angezeigt werden, daneben befindet sich der Button „Exportieren“.

Rechnungen aufteilen

Sie können die Rechnungen in DocuWare, mit Hilfe der Tabellenfelder auf verschiedene Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger aufteilen. Folgende Felder werden bei einer Splittbuchung zusätzlich übertragen:

Validierung der Buchungen

Bevor die Rechnungsdaten ausgegeben werden, prüft die Schnittstelle die Buchungsdaten auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Unstimmigkeiten werden Ihnen angezeigt, damit Sie diese unmittelbar beheben können.

Übersicht über gebuchte Rechnungen

Nach dem Export wird der Status in DocuWare geändert. Dadurch können Sie in einer Übersicht gebuchte und nicht gebuchte Rechnungen darstellen und unterscheiden.

Umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten

Sie können mehrere Mandanten einrichten und deren Einstellungen individuell festlegen, wie beispielsweise die Anbindungen zu DocuWare und die Aufteilung auf mehrere Sachkonten und Kostenstellen.